Constitución

¿Cómo se constituye?

Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:

  • Por acta de constitución junto con los estatutos 
  • Por escritura pública
  • Por documento privado

    Por acta de constitución

    De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:

    • Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
    • Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
    • Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio.

    Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

    Por escritura pública

    Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos correspondientes.

    Por documento privado

    Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores se obligan a firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos exigidos.

    Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.

¿Qué debe contener el documento de constitución?

  • Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.
  • Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.
  • Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
  • Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.
  • Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
  • Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.
  • Forma de administración: establecer de manera clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).
  • Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.
  • Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
  • Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).
  • Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.
  • Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).
  • Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).
  • Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.
  • Presentación personal ante la Cámara de Comercio del Cauca o reconocimiento ante notaria.
  • Nombramientos de:
    • Los órganos colegiados: junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.
    • Revisor fiscal
    • Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.