Constitución

¿Cómo se constituye?

Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:

• Por acta de constitución junto con los estatutos
• Por escritura pública
• Por documento privado

  Por acta de constitución

  De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener:

  • Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
  • Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
  • Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Una de estas firmas debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio.

  Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la cámara de comercio.

  Por escritura pública

  Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos correspondientes.

  Por documento privado

  Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores se obligan a firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos exigidos.

  Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la cámara de comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.

¿Qué debe contener el documento de constitución?

• Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores.
• Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.
• Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
• Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Fecha de la reunión.
• Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
• Patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.
• Forma de administración: establecer de manera clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes).
• Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración.
• Requisitos para convocar a las reuniones, es decir, la forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, etc.), con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, persona u órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
• Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años (para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida).
• Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad.
• Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza).
• Facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal).
• Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.
• Presentación personal ante la Cámara de Comercio del Cauca o reconocimiento ante notaria.
• Nombramientos de:
  • Los órganos colegiados: junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.
  • Revisor fiscal
  • Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc.